Optimierung der der Abteilungsprozesse innerhalb einer öffentlichen Verwaltung

Branche: Öffentliche Verwaltung

Projektzeitraum: März 2022

Ort: Wien

Beteiligte Berater: 1

Ausgangssituation:

In einem mittelständischen Unternehmen mit einer Abteilung von 80 Mitarbeitenden bestehen erhebliche Herausforderungen in den internen Abläufen. Die vorhandenen Einzelprozesse sind nicht optimal aufeinander abgestimmt, was zu Reibungspunkten an den Schnittstellen führt, sowohl intern als auch extern. Diese Ineffizienzen erschweren das reibungslose Funktionieren der Abteilung und beeinträchtigen die gesamte Leistung.

Eine zentrale Koordinationsstelle (Assistenz) übernimmt die Verantwortung für die Betreuung aller ein- und ausgehenden Geschäfte. Trotz einer zuvor intern durchgeführten IST-Zustandsanalyse bleiben Unstimmigkeiten bestehen, die zu weiteren Effizienzverlusten führen. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wird ein gezieltes Prozessmanagement in der Verwaltung und Dienstleistung erforderlich, das auf Prozessoptimierung abzielt. Dies würde sicherstellen, dass die Abläufe besser harmonieren und die Effizienz der Abteilung gesteigert wird.

Zielsetzung:

Die Abteilung strebt an, die internen und externen Abläufe zu professionalisieren und zu rationalisieren, indem sie diese auf ein Geschäftsverwaltungssystem abstimmt. Dabei sollen die Einfachheit und der Mehrwert für alle Mitarbeitenden im Vordergrund stehen, um eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.

Vorgehensweise:

Im Rahmen dieses Beratungsprojekts wurden folgende Schritte vorgeschlagen und umgesetzt:

1. Analyse der aktuellen Prozesse: Um eine fundierte Basis für Verbesserungen zu schaffen, wurde eine detaillierte Analyse der bestehenden Einzelprozesse und deren Schnittstellen durchgeführt.
2. Identifikation von Reibungspunkten: Durch Workshops und Interviews mit den Mitarbeitenden wurden die Hauptursachen für interne und externe Reibungspunkte identifiziert.
3. Entwicklung eines Zielmodells: Basierend auf den Erkenntnissen der Analyse wurde ein Zielmodell für die zukünftigen Abläufe entwickelt, das die Einführung eines integrierten Geschäftsverwaltungssystems vorsieht.
4. Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden: Um die Akzeptanz und das Verständnis für die neuen Prozesse und das Verwaltungssystem zu erhöhen, wurden alle Mitarbeitenden in Schulungen einbezogen.
5. Implementierung und Überwachung: Die neuen Prozesse und das Geschäftsverwaltungssystem wurden schrittweise eingeführt und ihre Wirksamkeit kontinuierlich überwacht und optimiert.

Ergebnisse

Durch die Umsetzung Prozessmanagements in der Verwaltung konnten die Abläufe innerhalb der Abteilung signifikant verbessert werden. Die Reibungspunkte an den Schnittstellen wurden minimiert, und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit hat sich deutlich verbessert. Die Einführung des Geschäftsverwaltungssystems hat zu einer Vereinfachung der Arbeitsprozesse geführt und einen spürbaren Mehrwert für alle Mitarbeitenden geschaffen.