Fallbeispiel Lean Administration

Ausgangslage:

Ein etabliertes Unternehmen mit Sitz in Österreich, sah sich mit Herausforderungen in der administrativen Effizienz konfrontiert. Um den Anforderungen des Wettbewerbs gerecht zu werden, entschied sich das Unternehmen für die Einführung von Lean Administration, wobei die DMAIC-Methode als strukturierter Ansatz gewählt wurde. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf der mittleren Führungsebene.

DMAIC-Ansatz in der Lean Administration:

1. Define (Definieren):

1. Klare Definition der Ziele der Lean-Initiative für die mittlere Führungsebene.
2. Festlegung von messbaren KPIs, die den Erfolg der Lean-Implementierung in der Administration widerspiegeln.

2. Measure (Messen):

1. Analyse der bestehenden administrativen Prozesse, Identifizierung von Engpässen und Verschwendungen.
2. Erhebung von Daten zu Arbeitszeiten, Durchlaufzeiten und Fehlerquoten in der mittleren Führungsebene.

3. Analyse (Analysieren):

1. Tiefgreifende Analyse der gesammelten Daten, um Ursachen für ineffiziente Prozesse zu identifizieren.
2. Zusammenarbeit mit der mittleren Führungsebene, um Verständnis für spezifische Herausforderungen und Engpässe zu entwickeln.

4. Improve (Verbessern):

1. Entwicklung und Implementierung von Lean-Methoden, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
2. Schulungen für die mittlere Führungsebene, um Lean-Prinzipien zu vermitteln und eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung zu fördern.

5. Control (Kontrollieren):

1. Implementierung von Kontrollmechanismen, um die Einhaltung der neuen Prozesse sicherzustellen.
2. Einrichtung von regelmäßigen Überprüfungen und Feedbackschleifen, um nachhaltige Verbesserungen sicherzustellen.

Ergebnisse:

Die Einführung von Lean Administration mit dem DMAIC-Ansatz in der mittleren Führungsebene der SwissGlobe AG führte zu signifikanten Ergebnissen:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen in der mittleren Führungsebene konnte die Gesamteffizienz des administrativen Bereichs gesteigert werden.

2. Reduzierung von Verschwendung: Die Identifikation und Beseitigung von ineffizienten Prozessen führte zu einer Minimierung von Verschwendung und unnötigen Ressourcenverbrauch.

3. Kulturwandel: Die Schulungen und die kontinuierliche Kommunikation förderten einen Kulturwandel hin zu mehr Agilität, Eigenverantwortung und kontinuierlicher Verbesserung.

4. Verbesserte Kommunikation: Klare Prozessabläufe und eine effizientere Kommunikation auf der mittleren Führungsebene trugen zu einer verbesserten Gesamtunternehmenskommunikation bei.