Personalbemessung in der öffentlichen Verwaltung

Branche: Öffentliche Verwaltung

Projektzeitraum: September 2022

Ort: Wien

Beteiligte Berater: 1

Ausgangssituation:

Eine städtische Behörde mit rund 500 Mitarbeitern stand vor dem Problem, dass die Arbeitsbelastung in einigen Abteilungen überproportional hoch war, während andere Bereiche unterausgelastet schienen.

Die Behörde hatte über Jahre hinweg keine systematische Personalbemessung durchgeführt, was zu einer ungleichen Verteilung der Arbeitskräfte führte. Zudem war es schwierig, den tatsächlichen Personalbedarf präzise zu ermitteln, was sich negativ auf die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirkte.

Zielsetzung:

Nach gemeinsamer Abstimmung soll ein systematisches Personalbemessungsverfahren eingeführt werden, um den optimalen Personalbedarf zu ermitteln und die Ressourcen besser zu verteilen.

Vorgehensweise:

Im Rahmen dieses Beratungsprojekts wurden folgende Schritte vorgeschlagen und umgesetzt:

1. Ist-Analyse: Zunächst wurden alle Arbeitsprozesse und Aufgaben in den betroffenen Abteilungen detailliert erfasst und analysiert. Dazu gehörten Zeitaufnahmen, die Dokumentation von Arbeitsabläufen und die Erfassung der tatsächlich aufgewendeten Arbeitszeit pro Aufgabe.
2. Soll-Bestimmung: Auf Basis der Ist-Analyse wurden die idealen Soll-Zeiten für jede Aufgabe festgelegt. Dabei wurden Normwerte herangezogen und mit den realen Gegebenheiten der Behörde abgeglichen, um eine realistische Soll-Vorgabe zu erstellen.
3. Personalbedarfsberechnung: Anhand der ermittelten Soll-Zeiten und der Aufgabenlast in den verschiedenen Abteilungen wurde der tatsächliche Personalbedarf errechnet. Hierbei wurden sowohl Über- als auch Unterauslastungen identifiziert.
4. Umsetzungsplanung: Basierend auf den Ergebnissen der Personalbedarfsberechnung wurde ein Umsetzungsplan entwickelt, um die Personalressourcen optimal zu verteilen. Dabei wurden auch Maßnahmen zur Anpassung von Arbeitsprozessen und zur Effizienzsteigerung festgelegt.
5. Schulung und Kommunikation: Mitarbeiter und Führungskräfte wurden über die neuen Verfahren und deren Bedeutung informiert. Schulungen wurden durchgeführt, um den Übergang in die neue Struktur zu erleichtern.

Ergebnisse

Durch die systematische Personalbemessung konnte die Behörde eine deutlich bessere Auslastung der Mitarbeiter erreichen. Überlastete Abteilungen wurden entlastet, und unterausgelastete Bereiche konnten in produktivere Aufgaben umgelenkt werden. Dies führte zu einer Steigerung der Effizienz und einer Verbesserung der Arbeitszufriedenheit. Zudem konnte die Behörde durch die verbesserte Ressourcenverteilung langfristig Kosten einsparen und die Qualität der öffentlichen Dienstleistungen erhöhen.